Como usar o Orçamentos de Compras

O app organiza toda compra da empresa: quem precisa pede, o comprador junta no mínimo 3 orçamentos, o app compara e recomenda, a compra é aprovada por quem tem alçada e, depois da entrega, o Gerente avalia o fornecedor. Cada passo fica registrado com nome, data e hora, num histórico que ninguém altera.

• 1. Papéis: quem faz o quê
• 2. Pedir uma compra (Solicitante)
• 3. Cadastrar fornecedor (Comprador)
• 4. Convidar fornecedores: a proposta vem pelo link (Comprador)
• 5. Cotar e escolher (Comprador)
• 6. Aprovar ou reprovar (Gerente e Diretor)
• 7. Pedido, entrega e avaliação
• 8. Situações e avisos
• 9. Tarefas da equipe Nervia
• 10. Mensagens e o que fazer
• 11. O que o fornecedor vê no link
• 12. Oportunidades: fornecedores cadastrados na Plataforma Nervia

1. Papéis: quem faz o quê

Papel	Faz
Solicitante	Cria a requisição (o que precisa, quanto, até quando) e acompanha.
Comprador	Cadastra fornecedores, registra as propostas, escolhe o vencedor, envia para aprovação, emite o pedido e marca a entrega.
Gerente	Aprova ou reprova, dá o aval aos fornecedores da unidade e avalia o fornecedor depois da entrega. Pode ser Gerente de um setor (ex.: Financeiro): aí aprova e cuida só das compras daquele setor.
Diretor	Aprova as compras acima da alçada do Gerente (depois do Gerente).

Os papéis são por unidade (filial, loja ou sede da empresa). Uma pessoa pode ter mais de um papel. Quem envia uma compra para aprovação não pode aprovar essa mesma compra.

Setores. Quando a unidade tem setores (Financeiro, Marketing, Operações, Comercial…), cada requisição diz de qual setor é e quem aprova é o Gerente daquele setor (o Gerente do Financeiro aprova as compras do Financeiro). Até o limite do Gerente, a aprovação dele basta; acima, segue para o Diretor, que aprova as compras de todos os setores. Um Gerente de "todos os setores" aprova qualquer setor. Dispensa de certidões, avaliação do fornecedor e cancelamento também ficam com o Gerente do setor da compra; o aval ao fornecedor continua valendo para a unidade toda.

2. Pedir uma compra (Solicitante)

1. Entre na Área do Cliente e abra Orçamentos de Compras. Confira a Unidade no alto.
2. Clique em + Nova requisição.
3. Preencha o que precisa, o grupo (ao escolher, aparece embaixo o que entra nele — ex.: Manutenção predial = materiais elétricos, hidráulicos, pintura, alvenaria e ferramentas), a quantidade, até quando precisa, o valor estimado e a especificação técnica.
4. Se a unidade tem setores, escolha o Setor da compra: é o Gerente desse setor que vai aprovar.
5. Clique em Criar requisição. Ela recebe um número (#1001, #1002…) e fica Nova até o comprador começar a cotar.

3. Cadastrar fornecedor (Comprador)

1. Em Fornecedores, procure pelo nome ou CNPJ. A base é única do sistema: é a mesma para todas as empresas que usam o app, então ele pode já estar lá (cadastrado por você, por outra unidade ou por outra empresa).
2. Se não estiver, clique em + Novo fornecedor, escolha Empresa (CNPJ) ou Pessoa física (CPF) e digite o documento. O app confere os dígitos e aceita o CNPJ com letras que a Receita começou a usar.
3. Preencha nome, contato, a data de validade das certidões e os grupos em que ele atende.
4. Você fica registrado como responsável pela homologação: confira as certidões antes da primeira compra.

O fornecedor novo aparece com o aviso "Gerente ainda não deu o aval" até o Gerente da unidade dar o aval. O aval não impede cotar nem comprar.

Fornecedor cadastrado por outra empresa: você cota e compra normalmente e vê a nota dele, mas a coluna de cadastro mostra só "outra empresa": quem cadastrou, as observações e os avais de outra empresa não aparecem. Para atualizar as certidões de um cadastro que não é seu, fale com a Nervia. As avaliações aparecem para todos sem quem avaliou (clique em ver, ao lado da nota).

4. Convidar fornecedores: a proposta vem pelo link (Comprador)

Em vez de digitar os orçamentos, você pode mandar um link para cada fornecedor. Ele abre no celular ou no computador, sem login, vê só a requisição (nunca o valor estimado, quem pediu ou as outras propostas) e envia a proposta, com PDF se quiser.

1. Abra a requisição e, em Convites aos fornecedores, clique em + Convidar fornecedor.
2. Escolha o fornecedor da base. Se ele ainda não está cadastrado, deixe Fornecedor novo (ainda sem cadastro) e escreva o nome do contato ou da empresa.
3. Confira o telefone e o e-mail (se ficarem vazios, vale o do cadastro) e o prazo em Propostas até (sugestão: 5 dias).
4. Clique em Criar convite. Depois clique em WhatsApp ou E-mail: abre o seu WhatsApp ou e-mail com a mensagem e o link já escritos. Confira e envie. O link também pode ser copiado em copiar link.
5. Acompanhe a coluna Situação: ainda não abriu, abriu, respondeu. A proposta aparece sozinha no mapa, marcada enviada pelo fornecedor, com o nome de quem enviou e o ver PDF, se houver.

O fornecedor pode mudar e reenviar a proposta pelo mesmo link até o prazo; um preço novo conta como re-cotação. Você não altera a proposta que ele mandou: se estiver errada, peça para ele reenviar ou exclua com o motivo. Para dar mais tempo, use mudar prazo; para desistir, cancelar convite (o link para na hora). Quando a requisição vai para aprovação, o link deixa de aceitar propostas.

Fornecedor novo: ele informa o CNPJ ou CPF no link. Se o documento já está na base, a proposta é ligada ao cadastro existente (o fornecedor não vê os dados do cadastro). Se não está, ele entra na base com você como responsável pela homologação: confira as certidões em Fornecedores → editar antes de comprar.

Trate o link como uma senha do fornecedor: mande só para ele. Tudo o que ele faz pelo link fica no histórico com data, hora e o endereço de internet (IP) de onde veio.

5. Cotar e escolher (Comprador)

1. As propostas enviadas pelo link entram sozinhas. Para um orçamento que chegou por outro meio, clique em + Registrar proposta: preço unitário, frete, prazo de entrega, pagamento, validade e custos extras de 12 meses (manutenção, insumos), se houver.
2. O mapa comparativo mostra as propostas lado a lado. Verde marca o melhor valor de cada linha. A nota na matriz pondera preço, prazo, pagamento e qualidade do fornecedor, e o maior aparece como recomendado.
3. Compra pela internet (Mercado Livre, Amazon e outros sites, onde não há CNPJ ou CPF de fornecedor): clique em + Compra pela internet, informe o site, cole o link do produto e, se quiser, o vendedor dentro do site. Ela entra no mapa como as outras propostas, com o link "ver o produto no site".
4. Fornecedor com certidões vencidas não recebe proposta. Se nesta compra as certidões não forem necessárias, peça ao Gerente: ele clica em Dispensar certidões, escolhe o fornecedor e escreve o motivo. A dispensa vale só para esta requisição e aparece para quem aprova.
5. Para negociar, use editar / re-cotar na proposta que você lançou (o novo preço conta como nova rodada e o preço anterior fica guardado). Na proposta enviada pelo fornecedor, peça para ele reenviar pelo link.
6. Clique em Escolher no vencedor. Se não for o menor preço, escreva a justificativa (ex.: prazo, garantia, menor custo total).
7. Clique em Enviar para aprovação. Só funciona com o mínimo de propostas da unidade (3) ou com a Exceção: fornecedor exclusivo justificada.

Quando a compra é de até R$ 5.000, é o menor preço e o fornecedor já forneceu antes, ela é aprovada na hora. Nos outros casos, vai para o Gerente; acima de R$ 50.000, vai para o Gerente e depois para o Diretor. A primeira compra com um fornecedor na sua empresa sempre passa pelo Gerente (mesmo que ele já tenha vendido para outra empresa). A compra pela internet nunca é aprovada na hora: vai sempre ao Gerente, que dá o aval à compra (e, acima de R$ 50.000, segue para o Diretor).

Com setores, "Gerente" é o Gerente do setor da requisição, e o setor pode ter o próprio limite (ex.: Financeiro aprova sozinho até R$ 20.000). A aprovação automática nunca passa do limite do setor: se o Gerente do setor aprova até R$ 1.000, uma compra de R$ 3.000 vai ao Gerente e ao Diretor, mesmo sendo o menor preço com fornecedor já usado. Se o setor estiver errado, clique em trocar ao lado do setor antes de enviar (fica no histórico).

6. Aprovar ou reprovar (Gerente e Diretor)

1. No Painel, em Esperando você, clique na requisição.
2. Confira o mapa, a justificativa e os avisos (fornecedor novo, cadastrado pelo próprio comprador, sem aval, certidões dispensadas, compra pela internet). Na compra pela internet, abra o link do produto antes de aprovar: aprovar é o seu aval à compra naquele site.
3. Clique em Aprovar como Gerente (com setores: Aprovar como Gerente do setor …; ou Diretor). O Gerente de outro setor vê "Aguardando o Gerente do setor …" e não aprova. Se o fornecedor ainda não tem o seu aval, a caixa Dar também o aval vem marcada; desmarque se não quiser dar.
4. Para reprovar, clique em Reprovar e escreva o motivo. O comprador pode reabrir para nova cotação.

7. Pedido, entrega e avaliação

1. Aprovada, o comprador clica em Emitir pedido de compra (número PC-nº da requisição) e envia ao fornecedor.
2. Quando chegar, o comprador ou o solicitante clica em Marcar como entregue.
3. O Gerente clica em Avaliar fornecedor e dá nota de 1 a 5 para prazo (entregou no prazo combinado), qualidade do produto ou serviço, conforme a proposta (entregou o que foi proposto: item, marca, quantidade e condições) e atendimento (contato, respostas e pós-venda). A compra fica Concluída.
4. A nota do fornecedor é a média de todas as avaliações, de todas as empresas que usam o app, e entra no critério "qualidade" das próximas cotações. Para as outras empresas, a avaliação aparece sem quem avaliou. A avaliação não pode ser alterada depois. Compra pela internet também é avaliada, mas fica só na compra (não há fornecedor na base).

8. Situações e avisos

Situação / aviso	Significa
Nova	Pedido criado; ainda sem proposta.
Em cotação	O comprador está juntando as propostas.
Aguardando aprovação	Com o Gerente ou o Diretor.
Aprovada · Pedido emitido · Entregue · avaliar · Concluída	As etapas depois da aprovação.
Reprovada · Cancelada	Parou. A reprovada pode ser reaberta pelo comprador.
Gerente ainda não deu o aval	O Gerente desta unidade ainda não validou o fornecedor. Não bloqueia.
Fornecedor novo	Nunca forneceu antes para a sua empresa: a compra vai ao Gerente mesmo se for barata.
Certidões vencidas · dispensadas pelo Gerente	Vencidas: não recebe proposta. Dispensadas: o Gerente liberou só nesta compra, com motivo.
Compra pela internet · sem CNPJ: o Gerente dá o aval na aprovação	Preço de site, com o link do produto. Se escolhida, vai sempre ao Gerente.
Outra empresa (em Fornecedores)	Cadastrado por outra empresa que usa o app. Você usa o cadastro e vê a nota, não quem cadastrou.
Cadastrado por você	Você cadastrou o fornecedor e está comprando dele. O aprovador também vê.
Re-cotado	O preço mudou depois da primeira proposta.
Enviada pelo fornecedor · lançada pelo comprador	De onde veio a proposta: do link do convite ou digitada pelo comprador.
Convite: ainda não abriu · abriu · respondeu · prazo vencido · cancelado	Em que ponto está cada link enviado.
Sem avaliação	Ainda não há nota. No mapa ele entra com nota neutra (3).

9. Tarefas da equipe Nervia EQUIPE NERVIA

1. Libere o app "Orçamentos de Compras" para o login em Administração → Logins.
2. No app, em Configuração, escolha a unidade e dê o papel ao login em Papéis nesta unidade.
3. Ajuste as regras da unidade (mínimo de propostas, alçadas, pesos que somam 100) e salve. A mudança fica no histórico.
4. Para aprovação por setor: em Setores, clique em + Novo setor (nome e, se quiser, quanto o Gerente do setor aprova sozinho). Depois, em Papéis, dê o papel Gerente escolhendo o setor (ou "Todos os setores"). Com setores ativos, toda requisição nova precisa do setor. Setor que não se usa mais: alterar → Inativo (as requisições antigas continuam com ele).
5. Para uma unidade nova (filial, loja ou sede), use + Nova unidade.
6. Em Empresa (agrupa unidades), escreva o mesmo nome de empresa nas unidades da mesma empresa: elas passam a ver quem cadastrou os fornecedores e os avais umas das outras, e a "primeira compra com o fornecedor" conta para a empresa toda. Vazio = a unidade é uma empresa sozinha.

10. Mensagens e o que fazer

Mensagem	O que fazer
Entre na Área do Cliente para usar o app	A sessão expirou: entre de novo em nervia.com.br/cliente.
Seu login ainda não tem papel em nenhuma unidade de Compras	Peça à Nervia para dar o seu papel.
CNPJ inválido / CPF inválido (dígito verificador não confere)	Confira o número digitado.
Este CNPJ já está cadastrado: … / já está na base de fornecedores: …	O fornecedor já existe na base (da sua empresa ou de outra). Use o cadastro existente.
As certidões de … venceram em …	Peça as certidões novas ao fornecedor (quem cadastrou atualiza a data em Fornecedores → editar) ou, se nesta compra não forem necessárias, peça ao Gerente a dispensa.
As certidões de … estão em dia: não precisa de dispensa	O fornecedor já pode receber proposta.
Escreva o motivo da dispensa	O Gerente explica por que as certidões não são necessárias nesta compra (mínimo 10 caracteres).
Cole o link do produto / Informe o site da compra	Na compra pela internet, o link completo (começando com https://) e o nome do site são obrigatórios.
Escolhido não é o menor preço: escreva a justificativa	Explique a escolha (mínimo 10 caracteres).
Só N proposta(s): o mínimo é 3	Registre mais propostas ou a exceção de fornecedor exclusivo.
Escolha o fornecedor antes de enviar	Clique em Escolher no vencedor.
Esta etapa é do Gerente / do Diretor	Aguarde quem tem a alçada.
Esta etapa é do Gerente do setor … / Esta requisição é do setor …	Só o Gerente daquele setor (ou um Gerente de todos os setores) aprova ou faz esta ação. Se o setor estiver errado, o comprador troca antes de enviar.
Escolha o setor da compra / Informe o setor da requisição antes de enviar	A unidade tem setores: escolha o setor na requisição (ou clique em trocar ao lado do setor).
Ninguém tem o papel de Gerente do setor …	Peça à Nervia para dar o papel de Gerente desse setor (ou de todos os setores) antes de enviar.
Quem enviou a compra para aprovação não pode aprová-la	Outra pessoa com o papel de Gerente ou Diretor precisa aprovar.
Para reprovar, escreva o motivo	Preencha o comentário.
Seu papel nesta unidade não permite esta ação	Peça à Nervia o papel necessário, ou peça a quem tem.
Só quem cadastrou o fornecedor… altera o cadastro	Peça ao responsável pela homologação (aparece na lista) ou à Nervia.
… já tem convite nesta requisição	Use o link que já existe (WhatsApp, E-mail ou copiar link) ou cancele o convite anterior.
O prazo para o fornecedor responder precisa ser hoje ou depois	Escolha uma data a partir de hoje.
Para fornecedor ainda sem cadastro, informe o nome	Escreva o nome do contato ou da empresa no convite.
A proposta de … foi enviada pelo próprio fornecedor e só ele altera	Peça para ele reenviar pelo link, ou exclua com o motivo.
A proposta foi enviada pelo próprio fornecedor: escreva o motivo da exclusão	Preencha o motivo (fica no histórico).
Os quatro pesos precisam somar 100 EQUIPE NERVIA	Ajuste os pesos da matriz.

11. O que o fornecedor vê no link

A página mostra o nome da empresa (unidade que está comprando), o número e o título da requisição, a quantidade, a especificação, o grupo, a data em que precisa receber e o prazo para a proposta. O fornecedor preenche preço unitário, frete, prazo de entrega, pagamento, validade, custos extras de 12 meses (se houver), observações e, se quiser, o PDF da proposta (até 10 MB). Ele escreve o próprio nome e marca a declaração de que a proposta é válida. Ao enviar, recebe um protocolo (P-número). Se o fornecedor ligar com dúvida, estas são as mensagens que ele pode ver:

Mensagem para o fornecedor	O que fazer
Link de cotação incompleto / inválido	O endereço foi cortado ao copiar. Mande o link de novo (copiar link).
O prazo para enviar terminou em …	Se ainda quiser a proposta, use mudar prazo no convite e avise o fornecedor.
Esta cotação foi encerrada pelo comprador	A requisição já foi para aprovação (ou foi cancelada).
Este convite foi cancelado pelo comprador	Se foi engano, crie outro convite e mande o novo link.
CNPJ inválido / CPF inválido	O fornecedor confere o número digitado.
Este CNPJ já recebeu outro convite para esta cotação	Ele deve usar o link do outro convite (ou cancele um dos dois).
Este cadastro está inativo para cotações	O fornecedor foi desativado na base. Fale com quem cadastrou ou com a Nervia.
O PDF passa de 10 MB / Não foi possível receber o PDF	Reduzir o arquivo, ou enviar sem o PDF.

12. Oportunidades: fornecedores cadastrados na Plataforma Nervia

Além dos fornecedores que você convida, existem fornecedores que se cadastraram na página nervia.com.br/fornecedores e têm acesso às Oportunidades (o acesso é pago por eles à Nervia; para a sua empresa não muda nada). Você decide, em cada requisição, se quer receber propostas deles.

1. Abra a requisição (Nova ou Em cotação). No cartão Oportunidades, clique em Abrir para fornecedores cadastrados (Comprador ou Gerente).
2. Confira o que o fornecedor vai ver: título, especificação, quantidade, grupo, cidade/UF da unidade, a data em que precisa receber e o prazo das propostas. Ele não vê o nome da empresa nem da unidade, quem pediu, o valor estimado ou as outras propostas. Se a especificação tiver o nome da empresa, edite antes.
3. Escolha Propostas até (no máximo 60 dias) e clique em Abrir.
4. Os fornecedores com acesso no mesmo grupo e que atendem o seu estado veem a requisição. Quem entra aparece em Convites aos fornecedores com a etiqueta Oportunidades, e a proposta chega sozinha ao mapa, marcada enviada pelo fornecedor.
5. Para dar mais tempo, Mudar o prazo (vale também para quem já entrou). Para parar de receber novos fornecedores, Fechar para novos fornecedores: quem já entrou continua até o prazo. Para tirar um deles, encerrar a participação no convite.

A escolha segue as mesmas regras de sempre: mínimo de propostas, certidões em dia (ou dispensa do Gerente), aval do Gerente, alçadas e avaliação. Fornecedor que veio pelas Oportunidades é um fornecedor novo para a sua empresa: a primeira compra vai ao Gerente.

Mensagem	O que fazer
Antes, a Nervia precisa cadastrar a cidade e o estado de …	Peça à Nervia (Configuração da unidade).
O prazo pode ser de no máximo 60 dias	Escolha uma data mais próxima.
O prazo para receber propostas precisa ser hoje ou depois	Escolha uma data a partir de hoje.

Equipe Nervia EQUIPE NERVIA

1. Em Configuração, preencha Cidade e Estado (UF) de cada unidade que vai usar as Oportunidades.
2. O pedido de cadastro da página pública aparece em Oportunidades para fornecedores → Pedidos de cadastro (protocolo S-número). Confira o CNPJ, combine o valor e o período com o fornecedor e receba o pagamento.
3. Clique em Liberar acesso: informe a validade, os estados (siglas separadas por vírgula; vazio = todo o Brasil), o valor pago e uma observação. O fornecedor entra na base com a Nervia como responsável pela homologação (se o CNPJ já estava na base, o cadastro existente é usado). Peça as certidões e registre a validade no cadastro.
4. Mande o link pessoal com WhatsApp ou E-mail (mensagem pronta) ou copiar link. O link é a "senha" do fornecedor.
5. Para renovar ou mudar estados, renovar / mudar (o link continua o mesmo). Para encerrar, cancelar com motivo: o link para na hora. Pedido que não vai ser atendido: recusar com motivo e avise o fornecedor.
6. Fornecedor que já está na base (cadastrado por uma empresa compradora) e quer o acesso: + Liberar para fornecedor da base.

Mensagens que o fornecedor pode ver: Já recebemos um pedido deste CNPJ (pedido pendente: a Nervia vai responder) · Este CNPJ já tem acesso às oportunidades (mande o link de novo) · Seu acesso às oportunidades venceu em … (renovar) · Este acesso foi cancelado · O comprador encerrou a sua participação nesta cotação · Esta oportunidade não está mais aberta (a requisição foi fechada, saiu de cotação ou o prazo passou) · Muitos pedidos deste endereço (limite de 5 pedidos por hora contra robôs).